Henning Uhle

Ich bin ein elender zerstreuter Professor. Aber ich habe angefangen, mich ein wenig besser zu organisieren. Damit schafft man sich dann auch Ärger vom Hals. Jetzt kann man sich an irgendwelche Methoden halten, die sehr wohlklingend sind. Wie man das auch immer macht, man muss es halt einfach tun. Ich muss zugeben, dass mir das noch immer sehr schwer fällt. Wenn man es jahrelang gewöhnt war, Dinge vor sich her zu schieben, schafft man nicht einfach so den Umstieg. Aber es gelingt mir immer ein kleines Stück besser. Und ich will mal dazu erzählen.

Was war passiert?

Naja, das merkt man sich schon. So oder so ähnlich denken ja viele. Ich will mich da keineswegs ausnehmen. Ich navigierte viele Jahre im Nebel umher und hielt mich im Ungefähren. Das führte dann dazu, dass ich Termine vergaß, Verabredungen nicht einhielt, Aufgaben nicht geschafft habe. Das mag alles noch irgendwie gehen. Da ärgerst du dich eine Stunde drüber, und damit hat es sich. Bis man eines Tages aufwacht und feststellt, dass das Ganze dann sogar ein paar berufliche Probleme mit sich gebracht hat.

Dieses „irgendwie“ muss man ablegen. Sonst wird es vielleicht sogar mal ernst. Plötzlich denkt man sich, dass man so gar nichts mehr richtig machen kann. Spätestens dann muss man sich irgendwas überlegen, wie man denn die Notbremse ziehen kann. Irgendwie muss es ja klappen, dass man Dinge einfach mal erledigt bekommt. Und das ist der Titel: Get Things Done. Es gibt eine weltweit anerkannte Methode, die sich „Getting Things Done“ nennt. Die stammt vom Unternehmensberater David Allen. Nach der kann man sich richten oder auch nicht. Machen muss man etwas.

Gibt es denn Grundsätze?

Man kann jetzt hergehen und seine eigenen Methoden verfolgen. Da spricht überhaupt nichts dagegen. Fakt ist in jedem Fall, dass man sehr diszipliniert sein muss, um das zu bewerkstelligen. Denn sonst sind wir so weit wie vorher. Was nützt der vielleicht gute Ansatz, wenn dann doch wieder nur ein blindes Navigieren im Nebel des „irgendwie“ herum kommt? Aus diesem Grund ist es schon sinnvoll, sich an Grundsätze zu halten. Es ist gar nicht so viel. Es handelt sich genau darum:

• Sammle alle Dinge, die erledigt werden müssen, in einem logischen System: Alles, was getan werden muss, sammelt man nun also ein. Das kann man im Kopf machen. Besser ist es aber, das außerhalb des Kopfes zu machen. Dazu nimmt man ein einziges logisches System, dem man vertraut. Ein Notizbuch, eine Notizen-App, was auch immer.
• Triff Entscheidungen über allen Input, um den nächsten Schritt zu kennen: Was auch immer rein kommt, muss sortiert werden. Was in kürzester Zeit erledigt werden kann, soll man sofort machen. Kann irgendwas später erledigt oder delegiert werden? Womit ist etwas zu erledigen?

Damit habe ich immer so meine Schwierigkeiten. Weil ich eben so lange das Chaos zu beherrschen versucht habe. Wenn man es aber schafft, alle Tätigkeiten, Ziele, Projekte und Verpflichtungen, die noch unerledigt sind, zusammen zu tragen, und aus diesen losen Enden kein wildes Knäuel macht, ist man schon einmal einen Schritt weiter. Diese losen Enden landen alle im ersten Grundsatz und werden danach sortiert und erledigt. So der Plan.

Dinge erledigt bekommen

Man kann natürlich den ganzen Tag immer wieder irgendwas tun und immer die gleichen Aufgaben tun, die eh immer wieder anfallen. Aber dann kommt es doch dazu, dass man immer nur irgendwelche Aufgaben-Häppchen knüppelt. Viel besser ist es doch, wenn man sich da organisiert. Warum macht man das dann nicht einfach so, wie ich es hier gelesen habe? Im Prinzip mache ich das so – oder ich versuche es zumindest. Und da kann ich ja mal meine Gedanken dazu aufschreiben.

• Erfolge, Ziele, Tage aufschreiben: Guter Plan. Einfach alles aufschreiben, was einem so in den Sinn kommt: Einkäufe, Lösungsansätze für Kunden, Ideen für Blogartikel etc. Vielleicht reichen Stichworte aus. Danach ist man entspannter, weil die Dinge nicht mehr im Kopf sind. Ob man die in einem Notizbuch oder in einer App wie Evernote festhält, ist unerheblich. Aber machen muss man es.
• Aufgabenlisten kürzen: Will man nicht nur Häppchen knüppeln, muss man planen. 4, 5 große Aufgaben, in denen alle Häppchen eingebaut sind, reichen. Und diese Aufgaben sollte man der Dringlichkeit nach abarbeiten. Das geht auch in vielen Berufen, nur sieht das dann vielleicht auch mal anders aus. Alles andere ist nur Chaos, und das ist mir bewusst.
• Feste Zeiten für Mails: Das ist bei mir beruflich nahezu unmöglich, da ich den ganzen Tag mit Kunden-Korrespondenz zu tun habe. Was aber sehr gut geht: Persönliche Emails, private Emails und derartiges gibt es eben nur zu festen Zeiten. Email-Apps und Email-Programme kann man sich unter Umständen so einstellen, und schon bekommt man Ruhe in den Laden.
• Ein Routine-Zeitplan: Solche Dinge wie Einkaufen, Telefonate mit Verwandten, Hausputz, was auch immer muss man ja auch unterbringen. Ich habe erkannt, dass hier das größte Chaos überhaupt ansteht. Wann willst du denn mal wieder deine Mutter anrufen, höre ich meine Freundin immer wieder. Solche Dinge kann man einplanen. Dann wird man wieder Herr der Lage.

Geh Ärger, Stress und Chaos aus dem Weg

Ich habe irgendwann mal angefangen, meine Aufgaben in der App Todoist festzuhalten. Wenn Sie so ein verstreuter Brotfresser zerstreuter Professor sind wie ich, dann haben Sie vielleicht auch am Anfang gedacht: Pah, wieso sollte ich das brauchen? Erst mit der Zeit stellen Sie fest, wie viel Erleichterung so etwas mit sich bringt, wenn man einfach mal seine Aufgaben planen kann. Eigentlich kann man dort alles erstmal rein kippen, damit es festgehalten ist. Im Abgleich mit dem Kalender kann man dann die Aufgaben terminieren, planen, erledigen.

Leider stellt man erst zu spät fest, dass man eben doch nicht alles im Kopf behalten kann. Das ist jetzt unabhängig vom Alter. Aber in der heutigen Zeit hat man viele, viele kleine Häppchen über den Tag verteilt, die irgendwie erledigt werden müssen. Die knüppelt man dann und hat trotzdem das Gefühl, dass man nicht fertig wird. Am Ende bleiben vielleicht wichtige Dinge liegen und man handelt sich jede Menge Ärger ein. Mit konsequenter Organisation sollte das der Vergangenheit angehören. Ich brauche noch einige Zeit. Aber wenigstens habe ich mir zum Ziel gesetzt, das Chaos beherrschen zu können.