Henning Uhle

Es gibt unfassbar viele Menschen, die zur alltäglichen Zeitplanung auf To-Do-Listen setzen. Es gibt scharenweise Apps und Tools genau dafür. Ich hatte auch mal mit solchen Helferlein herumgespielt. Aber so wirklich wurde ich damit nicht warm. Andere können bestens damit umgehen. OK, so ist das eben. Aber ich will mal etwas zu den To-Do-Listen aufschreiben und wieso man sie zum Wohle der Zeitplanung zum Teufel schicken kann.

Wieso To-Do-Listen?

Es gibt jede Menschen, die nutzen Dinge wie Todoist, To-Do oder was auch immer. Diese Dinge haben alle ihre Daseinsberechtigung. Nur eben nicht für mich. Es gibt in Office 365 neben To-Do (das ehemalige Wunderlist) auch den Planner und weiß der Himmel was. Damit kann man wunderbar seine Aufgaben planen. Also neben den To-Do-Listen auf schnödem Papier.

Man kann sich Aufgaben anlegen und planen, man kann diesen einzelne Schritte zuweisen und all das. Emails können an die App geschickt werden, sodass daraus Aufgaben generiert werden können. Und in diversen Apps kann man Karma-Punkte sammeln, wenn man fleißig seine Aufgaben abarbeitet und sie in der App als erledigt kennzeichnet.

Das ist alles schön und toll. Ich habe halt nur die Befürchtung, dass man sich nur noch um die To-Do-Listen kümmert, sie optimiert, ausbaut und Dinge als erledigt kennzeichnet. Und dann hat man zwangsläufig weniger Zeit dafür übrig, die Aufgaben, die man angelegt hat, dann auch abzuarbeiten.

Das will ich niemandem unterstellen, nicht dass wir uns falsch verstehen. Ich sehe einfach das Potential dafür. Wie gesagt, ich habe auch mit Tools wie Todoist gearbeitet. Und ganz nebenbei: Mit Evernote kann man auch solche Listen pflegen. Aber mir ging es so, dass ich mich verzettelt hatte. Und ich musste etwas anders machen.

Muss Zeitplanung mit To-Do-Listen einher gehen?

Ich gebe zu, dass ich nicht der großartigste Macher bei der Zeitplanung unter der Sonne bin. Aber ich habe für mich herausgefunden, wie es für mich funktioniert. Ich nutze Kalender. Bei mir ist das so, dass ich mir wichtige Dinge, die geplant werden müssen, in meinen Kalender auf meinem Handy schreibe. Der synchronisiert mit meinem Microsoft-Account, den ich eh wegen meines Berufes habe.

Der Termin ploppt natürlich auf, aber eben auf dem Handy oder am heimischen Rechner. Das ist doof, wenn ich im Büro bin. Was mache ich? Ich lade meine Email-Adresse der Arbeit mit ein. So vergesse ich das nicht. Naja, und ich arbeite mit Kategorien. So werden berufliche Termine anders als Termine zur Weiterbildung oder private Vorhaben oder so gekennzeichnet.

Gerade wenn man – wie ich – unterschiedlichste Verpflichtungen hat und eigentlich nichts zu kurz kommen lassen will, ist es angebracht, eine sinnvolle Zeitplanung durchzuführen. Es bringt deshalb ja nichts, wenn man sich zu lang mit der eigentlichen Zeitplanung beschäftigt und zur eigentlichen Aufgabe dann gar nicht mehr kommt.

Timeboxing ist die neue To-Do-Liste?

Timeboxing zur Zeitplanung? Was soll das denn nun wieder sein? Grob gesagt: Wir teilen uns unseren Arbeitstag in klar festgelegte Zeitfenster auf. Man könnte den Tag also ungefähr so aufteilen, dass man bei angenommen 4 Projekten jeweils 2 Stunden pro Projekt am Tag festlegt. Damit kann die Zeit im Büro wesentlich effektiver aufgeteilt werden.

Wenn ich also ein Meeting für Projekt 2 vor der Brust habe und das Projekt 2 in der Zeit zwischen 10 und 12 festgelegt ist, dann findet das Meeting eben irgendwann in diesem Zeitfenster statt. Da man dann nicht zum nächsten Meeting rennt zu Projekt 3 zum Beispiel, kann das eben stattgefundene Meeting gleich nachbereitet werden.

Das soll die Effektivität steigern. Wenn für die einzelnen Projektteams auch noch die Kalender freigegeben sind, sehen die ja, wann ich für Projekt 2 oder 3 Zeit hätte. Absprachen, Telefonkonferenzen, Meetings können genau in dem Zeitraum stattfinden. Und sie können dann gleich in den Boxen eingestellt werden.

Insofern ist das Timeboxing die neue To-Do-Liste. Gerade bei Kollaborationen ist das sicherlich eine praktische Sache. Und wie komme ich dazu, eine Kaffeepause oder ähnliches einzuschieben? Ich passe die Kalenderoptionen in Outlook an, wie ich es hier gelesen habe und danach gleich eingerichtet habe.

Was kann ich dabei nutzen?

Es bringt ja nichts, sich immer wieder mit irgendwelchen Dingen auseinander zu setzen, wenn es keine praktische Verwendung dafür gibt. Zeitplanung ist aber gerade im Dienstleistungsgeschäft unerlässlich. Und hier ergibt sich ein ganz praktischer Einsatz für meine Zwecke.

Ich arbeite zeitweise in dem einen oder anderen Projekt. Das findet parallel zu meiner üblichen Tätigkeit statt. Ich muss mir dafür aber Zeit freischaufeln. Wenn ich dafür pro Projekt eine Box einführe und dort die Aufgaben hinein werfe, die dazu notwendig sind, erreiche ich wahrscheinlich mehr, als wenn ich mir mühsam eine To-Do-Liste erarbeite.

Ich will also zum Beispiel am nächsten Arbeitstag in einem Projekt an drei, vier Anfragen arbeiten, die mir dort gestellt wurden. Dann nehme ich die Ticketnummern und werfe die in die Box. Die Projekt-Mitarbeiter können dabei sehen: Okay, der Uhle steht uns morgen also zwischen 10 und 14 Uhr zur Verfügung. Das sehe ich als praktisch an.

Aber auch sonst kann man davon bestimmt profitieren. Was ist mit den Aufgaben, einen Urlaub zu planen? Oder wie sieht es mit Hobbies aus, bei denen man etwas planen muss? Ich fühle mich mit To-Do-Listen nicht wohl. Aber eine Zeitplanung muss deshalb trotzdem sein. Mit Kalender und Timeboxing geht das gut, denke ich. Und wie ist Ihre Erfahrung?