Neulich hatte ich von einem Kollegen eine Frage eines Kunden zugeschustert bekommen, wie sich Exchange Server oder Exchange Online bei Massenmails verhalten. Das Stichwort ist hier wie ihr anhand des Symbolbildes oben seht: Der Newsletter. Die Anfrage war ein wenig umständlich beschrieben. Aber es ging im Großen und Ganzen genau darum: Kann ich mit Exchange Server oder eben auch Exchange Online einen Newsletter als Unternehmen verschicken? Dazu müssen wir uns mal eben umschauen.
Was sind denn eigentlich Massenmails?
Wie ihr vielleicht wisst, versende ich einmal im Monat einen Newsletter. Der erreicht knapp 50 Empfänger, von denen ein Teil die Email öffnet. Und davon klickt ein Teil wiederum auf dem einen oder anderen Link herum. Ja, es ist ein Newsletter. Aber gehört der mit der Zahl an Abonnenten schon zu den Massenmails? Denn bei 50 Empfängern kann ja nun wirklich niemand von einer Masse reden, oder? Aber technisch gesehen ist das auch bei meiner kleinen Mail das Gleiche.
Bei Massenmails wird eine Menge X an Empfängern zur gleichen Zeit über gleiche Inhalte informiert. Und das möglichst ohne Spam und möglichst personalisiert und all das. Exakt das machen Newsletter. Und das ist eben auch das Problem bei diesen Massenmails. Denn wenn ich jetzt nach dem Begriff suche, lande ich bei Begriffen wie „Junk“, „Spam“, „unerwünschte Werbung“ und all das. Unterm Strich bedeutet das also, dass man beim Einrichten eines Newsletters vorsichtig sein muss.
Und was macht da jetzt Exchange?
Was gab es für Probleme in der jüngsten Vergangenheit, was Exchange Server betrifft. Mir scheint, Microsoft bekommt das so langsam in den Griff. Und Firmen überlegen sich, nach Microsoft 365 / Office 365 zu migrieren und stoßen auf das nächste Problem. Jedenfalls muss man da ja beide Möglichkeiten betrachten. Aber wir gehen halt mit der Zeit, weshalb wir hier im Beitrag „Online“ sind. Grundsätzlich gilt aber gleiches auch für die On-Premises-Welt.
Exchange Server sind an sich stabile Rechenknechte für die Kommunikation. Sie wurden immer schon für Emails und zur Zusammenarbeit verwendet. Also denkt man sich, dass man dann eben auch einen Firmen-Newsletter damit machen kann. Bei einem eigenen Exchange Server mag das vielleicht theoretisch gehen. Man muss mit Connectoren basteln und auf alles mögliche achten. Und man muss hoffen, alles beachtet zu haben. Und inschallah könnte ein Newsletter über Exchange Server funktionieren.
Viel wahrscheinlicher ist es aber, dass mein sorgfältig gebastelter Newsletter aufgrund des Vorwurfs, zu unerwünschten Massenmails zu gehören, im Spam landet oder sonstwie nicht zugestellt wird. Das Stichwort hier lautet: SPF. Deshalb ist es unlauter zu behaupten: Ja, Exchange Server gehen mit Emails um, deshalb kannst du da auch Massenmails schicken. Technisch gesehen vielleicht ja, aber es sind viel zu viele Risiken dabei.
Dann eben Exchange Online!
Jetzt kommen wir mal zum Kern des Artikels. Denn eigentlich habe ich ja in der Überschrift angekündigt, etwas zu Massenmails mit Exchange Online zu erzählen. Ja, nun: Hinter Exchange Online hockt auch erstmal „nur“ ein Exchange Server. Gut, es ist eine ganze Plattform mit Exchange Servern. Aber grundsätzlich gelten da auch erstmal so die Aspekte aus dem vorigen Abschnitt. Und es kommt noch etwas dazu: Microsoft passt da jetzt noch Werte an.
Im Februar hatte Microsoft angekündigt, die Empfangslimits für Exchange Online Postfächer zu regulieren und diese dann auch durchzusetzen. Das passiert nun ab April. 30 Nachrichten pro Minute, 10000 Empfänger pro Tag. Das mag für meinen kleinen Newsletter alles kein Problem sein. Und da sind wir wieder bei der Begrifflichkeit der Massenmails. Unternehmen können schon gut und gern mal zigtausend Empfänger von Newslettern haben.
Dafür eignen sich nun mal Exchange Server und ganz speziell Exchange Online nicht. Das hat Microsoft auch in einen dicken, fetten Kasten geschrieben. Nachdem Newsletter ein bewährtes Marketinginstrument sind, ist es völlig klar, dass Firmen genau darauf nach wie vor setzen. Nur sollten sie halt andere Dienste nutzen, die genau darauf spezialisiert sind. Die meisten sind dann eben auch seriös. Und die wissen auch, was sie machen.
Also keine Massenmails mit Exchange?
Wir können jetzt nochmal darauf eingehen, dass man vielleicht unter Umständen und mit viel gutem Willen die lokale Exchange-Server-Umgebung dazu ertüchtigt bekommen könnte, Massenmails zu verschicken. Bei Exchange Online ist das sozusagen ausgeschlossen. Das habe ich meinem Kollegen auch so gesagt. Ich meine, Exchange ist für vieles gut. Für Newsletter nun eben mal nicht. Dafür muss man schon – wie es Microsoft erzählt – externe Dienste bemühen.
Ja, die kosten Geld. Teurer wäre es aber für Unternehmen, wenn sie einmal auf schwarzen Listen auftauchen, die von den Spamschutz-Anbietern betrieben werden. Dann sollte man tatsächlich auf Alternativen umsteigen. MailChimp ist so eine, SendInBlue auch. Darüber hinaus fallen mir CleverReach oder RapidMail ein. Die haben dann ja auch die Infrastruktur und technischen Möglichkeiten, um das Ganze störungsfrei abzuwickeln. Denn es ist ja so:
| 1:1 | |
| Email-Verteiler | 1:n |
| Massenmails | 1:∞ |
Exchange Server und Exchange Online sind für die ersten beiden ausgelegt, Newsletter / Massenmails oder wie ihr es nennen wollt, gehörten nie dazu. Und das wird auch so bleiben. Darum ist es immer sinnvoller, sich mit Diensten auseinander zu setzen, die darauf spezialisiert sind. Alles andere bringt nur Ärger.